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freeeの固定資産台帳を使ってみよう!!

みなさん、こんにちは。クラウド会計専門公認会計士・税理士の中田裕司(なかたゆうじ)です。

お仕事をしていると、会社の備品を使うことはありませんか?

備品と言っても、ボールペンやふせんなどの少額なものから、携帯電話やパソコンなどの高額なものもあると思います。

会社の備品は私物ではないので、どれも大事に使い、管理する必要がありますが、会社のリスク管理上、備品の中でも特に厳重に管理する必要があるのが固定資産です。

 固定資産は、1年以上使うことが見込まれる資産で、いわば、買ってもすぐにお金に変えない資産です。
(実務上は1年以上使うことが見込まれ、かつ、10万円以上の資産を固定資産とするケースが多いです。) 

固定資産は、消耗品や事務用品と違い、長期にわたって使うこと、また、高額であることが多いので、より厳重な管理が求められます。

そうした固定資産管理のために使用するのが固定資産台帳です。

わたしの経験ですが、エクセルで作成した固定資産台帳や、会計ソフトベンダーが会計ソフトとは別に提供する固定資産台帳ソフトを使っているケースが一般的です。

ですが、freeeの場合は、freeeの中で固定資産台帳を作成することができ、わざわざ固定資産台帳ソフトを立ち上げる必要がなく、また、エクセルで作成した時のように、減価償却計算を間違える可能性は低いです。
(エクセルで固定資産台帳を作ったときに失敗するのは、計算式が壊れている、計算式そのものが間違えているのどちらかであるケースが多いです)

今日は、freeeの固定資産台帳を紹介し、固定資産の管理を行うための第一歩にしていただければと思います。

目次

なぜ、固定資産台帳が必要なの?

固定資産台帳を固定資産管理のために使用すると申し上げましたが、なぜ、固定資産台帳が必要なのでしょうか?

大きく分けて、次の2つです。

  • 現物管理
  • 正しい帳簿付け

現物管理

固定資産は長期にわたって使うため、

  • 資産の名前
  • いつ買ったか
  • いつから使い始めたか
  • どこに置いているのか

などの情報を記録することで、担当者が変わっても、継続的に固定資産を管理することができます。

ただ、固定資産を買った時に、固定資産台帳に記録したら終わりではありません

固定資産は、置く場所を変えたり、捨てたり、売ったりするなど、状況が変わります。

固定資産を買った後に状況が変われば、固定資産台帳に記録した内容をアップデートする必要があります。

そして、(最低でも年に一回)固定資産の現物調査をして、

  • 固定資産台帳に記録した資産があるか
  • 固定資産台帳に記録していない資産はないか

を確認し、固定資産が正しく管理・保全されているかどうかを確認しなければなりません。

固定資産台帳の作成だけでは現物管理はできませんが、固定資産台帳がなければ、現物管理すらできません

正しい帳簿付け

固定資産を買った時に、買った年度に全額を経費として計上すると、買った年度以降に資産を使っているにも関わらず

  • 買った年度以降、資産として計上されない(資産価値のあるものが、資産価値がないものとされる)
  • 買った年度以降、減価償却費が計上されない(コストがかかっているのに、コストがかかっていないものとされる)

ため、会社の実態を表さない会計数値となってしまいます。

実態を表すべく、買った年度以降も、資産として計上し、また、経費として計上するために減価償却を行います。

実態を表すには、会社がルールを定めて経費計上を行えばいいのですが、会社が好き勝手にルールを定めると、客観性がないので、お手盛りで計算できないように、経費計上には一定のルールが定められています
(このルールに基づいて経費計上することを減価償却といいます)

ここでは、そのルールの詳細は割愛しますが、固定資産台帳に減価償却費の計算に必要な情報を登録して、一定のルールで減価償却費を計算できるようにする必要があります。

固定資産台帳で計算した減価償却費や資産の価格を会計データに取り込んで正しい帳簿付けをします。

freeeの固定資産台帳

freeeの固定資産台帳は次のような手順で入力します。

  1. 固定資産台帳の設定
  2. 固定資産登録補助機能の設定
  3. 固定資産の登録
STEP
固定資産台帳の設定

固定資産を登録する前に、固定資産台帳の設定を行います。

  1. 設定>事業所の設定をクリック
「事業所の設定」をクリック
  1. 事業所の設定の4つのタブのうち、「詳細設定」をクリック
「詳細設定」をクリック
  1. 固定資産関連設定>固定資産台帳の設定をクリック
「固定資産台帳の設定」をクリック
  1. 月次償却、決算整理タグの付与、固定資産の控除法、間接控除時の累計額、社会福祉法人向け機能について、自社で使いたいものを選択
固定資産台帳の設定画面

あくまで個人的な意見ですが、決算整理タグの付与、固定資産の控除法、間接控除時の累計額は好みの問題なので、どちらを選択してもいいのかなと思います。

ですが、月次償却については、「する」を選択することをオススメします。

オススメする理由は、月次償却をしないと、決算月だけ経費計上額が大きくなり、月次で損益がブレてしまい、期中で経営判断をまちがえる可能性が高まるためです。

STEP
固定資産登録補助機能の設定

STEP.1で紹介した固定資産関連設定の下に、取引関連設定>固定資産登録補助機能の設定というのがあります。

これは、固定資産を買った時に、固定資産の取引を登録した後、固定資産台帳への登録も忘れないでねというメッセージを表示するかどうかというものです。

こちらは、「使用する」を選択することをオススメします。

固定資産登録補助機能は「使用する」を選択
固定資産を買ったときの取引登録画面
「支出を登録」をクリックしたあとの
固定資産台帳への登録を促すメッセージ
(ただ、若干気づきにくいような気が。。。)
STEP
固定資産の登録
  1. 決算申告(個人事業主の方は確定申告)>固定資産台帳をクリック
「固定資産台帳」をクリック
  1. 「固定資産の登録」をクリック
「固定資産の登録」をクリック

なお、別の固定資産管理システムから、freeeの固定資産台帳に移行する場合など大量の固定資産を登録する場合には、インポート機能を使って登録します。(ここでは割愛します)

  1. 必要事項の入力

固定資産の登録画面に従い、必要事項を入力します。

基本的な入力内容
「勘定科目を推測する」を
クリックすると表示される画面
詳細情報を入力するを
クリックすると表示される画面
(必須ではありません)
登録された後の画面①
登録された後の画面②

(STEP.1④の補足)
固定資産の控除法と間接控除時の累計額は、試算表で固定資産をどのように表示するかに関わります。
(どれを選んでも簿価は一緒です)

固定資産の控除法には、直接控除法と間接控除法があり、このうち、間接控除法は、減価償却費の累計額を、まとめて表示する方法と科目別に表示する方法があります。

数値例を使った固定資産の控除法と間接控除時の累計額の表示について、次のスライドをご覧ください。
(スライドは2枚あります)

仕訳帳や試算表での見え方

固定資産登録した後、仕訳帳や試算表での見え方がどうなるかを見ていきます。

仕訳帳

仕訳帳は次のようになります。

月次償却なし・直接控除法
月次償却あり・直接控除法
月次償却あり・間接控除法・累計額をまとめて表示
月次償却あり・間接控除法・累計額を科目別に表示

試算表

試算表は次のようになります。

直接控除法
間接控除法・累計額をまとめて表示
間接控除法・累計額を科目別に表示

仕訳帳や試算表の見え方を紹介しましたが、どの方法を採用したとしても、年度で区切れば、最終的な会計数値は一緒です。

ただ、早期に適切な経営判断をするという観点から、月次償却はぜひ導入していただければと思います

まとめ

今日は、freeeの固定資産台帳を紹介しました。

固定資産台帳がないと、現物管理ができないですし、適切な帳簿付け、ひいては、適切な経営判断のため、freeeの固定資産台帳を活用していただければと思います。

編集後記

10月7日に関東地方を襲った地震や10月10日に発生したJR東日本の変電所火災によって、公共交通機関が多大な影響を受けました。

コロナウイルス対応だけでなく、こういった災害等にも備えて、リモートワークで業務を完結できるようにしたほうがいいなと、ニュースでタクシー待ちの行列を見て、ふと思いました。
(もちろん、業種や職種によりますが)


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