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マネーフォワードクラウド請求書を使ってみよう!!vol.2

みなさん、こんにちは。クラウド会計専門公認会計士・税理士の中田裕司(なかたゆうじ)です。

昨日、2021年10月18日のブログ「マネーフォワードクラウド請求書を使ってみよう!!vol.1」で、マネーフォワードクラウド(以下、「MFクラウド」)請求書を使って、請求書を作成する場合に、事業者設定・帳票設定の方法を紹介しました。

第2回の今日は、マスタ設定・請求書作成・自動仕訳の登録を紹介します。

目次

概要(おさらい)

「MFクラウド請求書」を使った請求書の作成から記帳までの手順は、次の5つです。

  1. 事業者設定
  2. 帳票設定
  3. マスタ設定
  4. 請求書作成
  5. 自動仕訳の登録

なお、①事業者設定〜③マスタ設定は初期設定ですので、初期設定をしたあとは、④請求書作成と⑤自動仕訳の登録だけで完結します。

今日は、③マスタ設定、④請求書作成、⑤自動仕訳の登録を紹介します。

マスタ設定

マスタ設定では、次の事項を登録します。

  • 取引先
  • 品目

これらの事項は、効率的、かつ、正確に請求書を作成するために必要なので、めんどくさがらずに登録しましょう!!

取引先

取引先では、取引先の名称・所在地・担当者名・メールアドレス・自社の担当者などを登録します。

STEP
マスタ管理>取引先をクリック

画面左側にあるマスタ管理にカーソルをあわせて、「取引先」をクリックします。

「取引先」をクリック
STEP
「取引先を追加」をクリック

画面右側にある「取引先を追加」をクリックします。

「取引先を追加」をクリック
STEP
必要事項を入力

取引先の新規追加画面が表示されたら、

  • 取引先名
  • 敬称(例:様、御中など)
  • 顧客コード
  • メモ
  • 連絡先(住所、得意先のメールアドレスなど)
  • 得意先・自社の担当者

を入力し、「追加」をクリックします。

「取引先」の新規追加画面

登録が終わると、次のような表示がなされます。

「取引先」を登録した後の画面

修正や削除が必要になった場合には、↑の画面より行います。

品目

品目では、自社が販売する商品・単価・数量・税率などを登録します。

登録の手順は取引先マスタとほぼ同じです。

STEP
マスタ管理>品目をクリック

画面左側にあるマスタ管理にカーソルをあわせて、「品目」をクリックします。

「品目」をクリック
STEP
「品目を追加」をクリック

画面右側にある「品目を追加」をクリックします。

「品目を追加」をクリック
STEP
必要事項を入力

品目の新規追加画面が表示されたら、

  • 品目(必須)
  • 品目コード
  • 単価
  • 数量
  • 単位(単位を表示する場合)
  • 品目詳細
  • 消費税
  • 源泉徴収する(個人事業主はチェックを入れる)

を入力し、「追加」をクリックします。

「品目」の新規追加画面

登録が終わると、次のような表示がなされます。

「品目」を登録した後の画面

修正や削除が必要になった場合には、↑の画面より行います。

CSVファイルを使った一括登録

これまで紹介した取引先や品目マスタの登録は手入力を前提としたものです。

ですが、取引先や品目の数が少なければ、手入力でも対応できますが、取引先や品目が、10,20・・・・,100と増えたときに、1件づつ手入力するわけにもいきません

そこで、CSVファイルを使って取引先や品目マスタを一括して「MFクラウド請求書」に登録する方法があります。

今回は、取引先マスタを例にして紹介します。

なお、本ブログ執筆日時点では、取引先マスタは、契約プランに関係なく一括登録することができますが、品目マスタは、「パーソナルプラン」以上のプランを利用中の個人事業主、「ビジネスプラン」を利用中の法人が一括登録をすることができますので、ご注意ください。

STEP
「CSV一括操作」をクリック

マスタ管理>取引先をクリックした後に表示される画面の右側にある「CSV一括操作」をクリックします。

「CSV一括操作」をクリック
STEP
サンプルCSVファイルのダウンロード

MFクラウド請求書に登録するためのサンプルCSVファイルが用意されているので、「サンプルCSV」よりファイルをダウンロードします。

なお、一度ダウンロードすれば、次回以降はこのファイルを修正すれば良いので、登録のたびにダウンロードする必要はありません。

「ダウンロード」の画面
STEP
CSVファイルの作成

サンプルファイルをダウンロードしたら、サンプルファイルを加工して、必要事項を入力します。

「CSVファイル」の作成画面
STEP
CSVファイルをアップロード

CSVファイルを作成したら、MFクラウド請求書にアップロードします。

ファイルを選択をクリックした後、
アップロードするファイルを選択
「アップロード」をクリック

Macユーザーの方が一括登録するときの注意点

(Windowsユーザーの方は読み飛ばしてください)

Macユーザーの方が一括登録するためのサンプルCSVを加工するときに、ファイルを開くと、文字化けすることがあります。

文字化けしたCSVファイル

MFクラウド請求書の画面で、

「Windowsの方はSHIFT_JISを、Macの方はUTF-8を選び、以下よりサンプルCSVをダウンロードしてください。」とあり、

そのメッセージに従い、「UTF-8」をダウンロードした時に文字化けすることがあるようです。

文字化けを解消するには、

  • 「SHIFT_JIS」をダウンロードする
  • ダウンロードした「UTF-8」を「SHIFT_JIS」に変換する

のいずれかを行う必要があります。

わたしは、「SHIFT_JIS」をダウンロードして、文字化けが解消しましたが、「SHIFT_JIS」をダウンロードしても文字化けが解消しない場合は、次の手順で「UTF-8」を「SHIFT_JIS」に変換します。

STEP
ファイルをテキストファイル形式で開く

ダウンロードしたサンプルファイルを右クリックで選択し、このアプリケーションで開く>「テキストエディット.app」を選択する。

「テキストエディット.app」を選択
STEP
ファイルをコピー

STEP.1で開いたファイルのコピーを作成します。

ファイルを開いた状態で、「shift+command+S」を同時に押します

STEP
コピーしたファイルを保存

STEP.2でコピーしたファイルを保存します。

コピーしたファイルを開いた状態で「command+S」を同時に押します

ファイルの保存に関するメッセージが出てきますので、ファイルの拡張子を「txt」→「csv」に変えて、標準テキストのエンコードとして、「日本語(Shift JIS)」を選択し、保存します。

ファイルを開くと、文字化けせずに表示されます。

文字化けしないCSVファイル

請求書作成

マスタ設定が終わり、ようやくここから請求書の作成です。

請求書の作成画面は、真ん中で区切られており、左側で入力し、右側でプレビューします。

左側で入力し、右側で出来上がりを確認
STEP
「請求書を作成」をクリック

ホーム画面の右側にある「請求書を作成」をクリックします。

「請求書を作成」をクリック
STEP
必要事項を入力

請求書の新規作成画面が表示されたら、取引先、件名、明細などの必要事項を入力し、保存します。

「必要事項」を入力し、「保存」をクリック

入力が完了すると、次のように表示されます。

必要事項を入力した後の画面

請求書を作成した後、請求書一覧に表示された画面より、

  • 郵送(自社で郵送 or 郵送代行)
  • メール(MFクラウドのメール送信機能 or お使いのメールソフトでの送信)

で得意先に請求書を送付します。

請求書一覧の画面より、送付方法を選択

なお、マスタ設定と同様、請求書もCSVファイルのアップロードによりで作成することができます。
(本ブログ執筆日時点で、「パーソナルプラン」以上のプランを利用中の個人事業主、「ビジネスプラン」を利用中の法人に限ります)

自動仕訳の登録

MFクラウド請求書で請求書を作成すると、MFクラウド会計と仕訳データを連携させることができます。

MFクラウド会計側で、連携された仕訳を確認の上、仕訳を登録します。

STEP
MFクラウド会計の「請求書から入力」をクリック

MFクラウド会計の画面左側にある自動で仕訳>「請求書から入力」をクリックします。

MFクラウド会計の「請求書から入力」をクリック
STEP
仕訳の登録

STEP.1のあと、仕訳候補が表示されるので、仕訳を確認のうえ、修正したいときは「編集」より修正、修正する必要がない場合には、「登録」をクリックします。

連携した時に表示される画面

仕訳が登録されると、次のように表示されます。

登録後の画面
取引日の下側に「請求書」と表示される

まとめ

本日は、「MFクラウド請求書」のマスタ設定・請求書作成、「MFクラウド会計」での自動仕訳の登録を紹介しました。

昨日のブログも合わせてご確認のうえ、効率的、かつ、正確な記帳を目指していただければと思います。

編集後記

マネーフォワードの記事を書いていて思いましたが、freeeもマネーフォワードも一長一短あって面白いなと思いました。


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