それでも、電話・FAX使いますか？ - クラウド会計（freee・MFクラウド）とITに強い横浜の会計事務所中田裕司公認会計士事務所

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みなさん、こんにちは。クラウド会計専門公認会計士の中田裕司（なかたゆうじ）です。

新型コロナウィルスの感染拡大の影響で、在宅勤務をする方が増えていますよね。

在宅勤務をしているとき、周りに人がいないので、ちょっとしたことを聞くときに話しかけることができず、コミュニケーションを取るにもひと苦労します。

そうした状況のなか、Slack、ChatWork、Microsoft Teams、Google Chat、LINE WORKSなどのチャットツールやZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議で、コミュニケーションをとる方が増えています。

一方、チャットツールなどではなく、電話やFAXでコミュニケーションをとる方もいらっしゃいます。

タイトルを「それでも、電話・FAX使いますか？」としていますので、わたしが電話・FAXを使うことに否定的なことがご想像いただけるかと思います。

実際、当事務所のホームページには、電話番号・FAX 番号を公開していませんし、お客様には、LINE WORKSやメールでコミュニケーションをとることをお願いしています。

本日は、なぜ、わたしが電話・FAXを使うことに否定的なのかを紹介したいと思います。

電話・FAXでコミュニケーションをとることのメリット・デメリット

電話

メリット

電話でコミュニケーションをとることのメリットは次の通りです。

すぐに対応するので、早く問題解決できる
その場の状況に応じて対応できる

① すぐに対応するので、早く問題解決できる

メールやチャットは、相手がすぐに見るとは限りません。

しかし、電話は着信があって応答すれば、そのときに用件に対応できるので、問題解決も早いです。

② その場の状況に応じて対応できる

メールやチャットは、文章だけなので、その場の空気感が伝わりづらいです。

しかし、電話は（声だけですが）空気感が伝わるので、相手の意図を汲んだ対応がしやすいです。

デメリット

　電話でコミュニケーションをとることのデメリットは次の通りです。

相手の時間を拘束する
1on1のコミュニケーションになる

① 相手の時間を拘束する

電話をかける側にとって最優先だとしても、電話を受ける側にとっては最優先とは限りません。

電話を受けると、それまでの作業を中断しなければならず、自分の作業に集中できません。
（わたしが事業会社に勤務していたころ、営業電話がくるたび、部下が作業を中断するのを見てきました）

電話をかけるくらい緊急かつ重要なことは、生死にかかわることだけです。

事前にコミュニケーションが取れれば、生死にかかわること以外で電話で伝えることはないはずです。

② 1on1のコミュニケーションになる

電話は複数に対して用件を伝えることができません。

関係者が複数いても、電話口にいる方にしか伝わりませんし、電話口にいる方が別の関係者に伝えるときに、間違ったニュアンスで伝わることもあります。

FAX

メリット

　FAXでコミュニケーションをとることのメリットは次の通りです。

文字だけでなく、図にして伝達することができる
開封される可能性が高い
ITリテラシーが高くない方でも使いやすい

① 言葉だけでなく、図式化して伝達することができる

伝えたいことがあるときに、文字だけだと伝わりにくいですが、内容を図にして送信すれば、相手は視覚的にとらえられ、伝わりやすさが増します。

② 開封される可能性が高い

メールが埋もれてしまい、メールが来たことに気づかず、開封されないまま捨てられることがあります。

FAXは、複合機等に送信されますが、紙で受け取るので、目にとまりやすく開封率は高まります。

③ ITリテラシーが高くない方でも使いやすい

電話をかける要領で、相手に送信できるので、ネットやメールに疎い方でも使いやすいです。

デメリット

　FAXでコミュニケーションをとることのデメリットは次の通りです。

紙やインクが必要（エコではない）
複合機や電話機のある場所でないと送信されたものを見られない（見る場所を選ぶ）

① 紙やインクが必要

FAXは紙とインクがないと、相手に送れません。

ペーパーレス・働き方改革が叫ばれている中で、紙とインクが必要なのはいただけないです。

② 複合機や電話機のある場所でないと送信されたものを見られない

紙で送信されますので、外出先や在宅勤務中の自宅で見ることができず、会社に来ないと見られません。

なお、インターネットFAXはこれらのデメリットを克服できますが、同じことをメールでやれば済む話で、メールのほうが安いです。

チャットツールやメールでコミュニケーションをとることのメリット・デメリット

冒頭、当事務所がLINE WORKSのようなチャットツールやメールでコミュニケーションをとることをお願いしていることをお伝えしました。

なぜ、チャットツールやメールでコミュニケーションをとることをお願いしているのかを紹介します。

メリット

　チャットツールやメールでコミュニケーションをとることのメリットは次の通りです。

相手の時間を拘束しない
一度に複数名に用件を伝えられる

① 相手の時間を拘束しない

チャットツールやメールは送信さえすれば（迷惑メールフォルダに行かない限り）相手に届き、受取側も自分のペースで内容を確認すればいいので、お互いに時間を拘束しません。

② 一度に複数名に用件を伝えられる

チャットツールやメールは送信先を複数名にして用件を伝えられ、電話に比べて手間がかかりません。

デメリット

チャットツールやメールでコミュニケーションをとることのデメリットは次の通りです。

大量に送られると見逃す可能性がある（メールの場合）
ニュアンスが伝わらず、相手が誤解することがある

① 大量に送られると見逃す可能性がある

メールはスパムメールが送られるなど、関係ないものも受信する可能性があり、本当に必要なメールが埋もれる可能性があります。

② ニュアンスが伝わらず、相手が誤解することがある

チャットツールやメールは、主に文字情報なので、受取側が、送信側の意図と異なる解釈をする可能性があり、問題解決に時間がかかることがあります。

結局、電話・FAXとチャットツール・メールのどっちがいいの？

ここまで、電話・FAXとチャットツール・メールのそれぞれについてメリット・デメリットを見ました。

「それぞれ一長一短あるからどっちでもいいんじゃない？」と思われた方もいると思います。

ですが、わたしは「電話・FAX」を使うことには否定的です。

「チャットツール・メール」のデメリットは克服可能で、「電話・FAX」は受取側のことを考えていないからです。

チャットツール・メールのデメリット克服法

チャットツール・メールのデメリット克服法は次の通りです。

スクロールできます

チャットツール・メールのデメリット	克服する方法
大量に送られると見逃す可能性がある	・取引先ごとにフォルダを設ける・件名に相手の会社名を記載してもらう（例：【○○株式会社】XXの件）
ニュアンスが伝わらず、相手が誤解する	・受け取る側が「Yes or No」で答えられるように、送信する側が質問を単純化する・文字だけでなく、図式化して送信する・それでも解決できない場合、事前にアポイントをとり、対面、電話、ビデオ会議により会話する

電話・FAXは受け取る側のことを考えていない

近年、仕事の生産性が問われる中で、電話のデメリットである「相手の時間を拘束する」のは、受取側の生産性を低下させます。

受取側が対応したいかどうかに関係なく、対応しなければならないことを理解する必要があります。

FAXも送られたものを見ないと内容がわからず、無視すべきものでも無視できません。

メールは、中身まで見なくても、件名と宛先で、スパムメールかどうかもわかりますし、チャットツールであれば、アカウントを知られない限り、スパム的なものが送信されることはありません。

何より維持コストが電話・FAXに比べて安いですし、クラウドストレージを使ってファイル共有もできます。

まとめ

「電話・FAX」「チャットツール・メール」それぞれにメリット・デメリットがありますが、「チャットツール・メール」のデメリットは克服可能ですし、「電話・FAX」は受取側のことを考えていないので、「電話・FAX」でコミュニケーションをとることは避けて、「チャットツール・メール」でコミュニケーションをとることにしています。

どうしても、それでも解決できない問題がある場合、事前にアポイントをとって、両者が合意したタイミングで、対面、電話、ビデオ会議でコミュニケーションをとるべきです。