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それでも、電話・FAX使いますか?

みなさん、こんにちは。公認会計士の中田裕司(なかたゆうじ)です。

新型コロナウィルスの感染拡大の影響で、在宅勤務をする方が増えていますよね。

在宅勤務をしているとき、周りに人がいないので、ちょっとしたことを聞くときに話しかけることができず、コミュニケーションを取るにもひと苦労します。

そうした状況のなか、Slack、ChatWork、Microsoft Teams、Google Chat、LINE WORKSなどのチャットツールやZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議で、コミュニケーションをとる方が増えています。

一方、チャットツールなどではなく、電話やFAXでコミュニケーションをとる方もいらっしゃいます。

タイトルを「それでも、電話・FAX使いますか?」としていますので、わたしが電話・FAXを使うことに否定的なことがご想像いただけるかと思います。

実際、当事務所のホームページには、電話番号・FAX 番号を公開していませんし、お客様には、LINE WORKSやメールでコミュニケーションをとることをお願いしています

本日は、なぜ、わたしが電話・FAXを使うことに否定的なのかを紹介したいと思います。

目次

電話・FAXでコミュニケーションをとることのメリット・デメリット

電話

メリット

電話でコミュニケーションをとることのメリットは次の通りです。

  • すぐに対応するので、早く問題解決できる
  • その場の状況に応じて対応できる
① すぐに対応するので、早く問題解決できる

メールやチャットは、相手がすぐに見るとは限りません。

しかし、電話は着信があって応答すれば、そのときに用件に対応できるので、問題解決も早いです。

② その場の状況に応じて対応できる

メールやチャットは、文章だけなので、その場の空気感が伝わりづらいです。

しかし、電話は(声だけですが)空気感が伝わるので、相手の意図を汲んだ対応がしやすいです。

デメリット

 電話でコミュニケーションをとることのデメリットは次の通りです。

  • 相手の時間を拘束する
  • 1on1のコミュニケーションになる
① 相手の時間を拘束する

電話をかける側にとって最優先だとしても、電話を受ける側にとっては最優先とは限りません

電話を受けると、それまでの作業を中断しなければならず、自分の作業に集中できません。
(わたしが事業会社に勤務していたころ、営業電話がくるたび、部下が作業を中断するのを見てきました)

電話をかけるくらい緊急かつ重要なことは、生死にかかわることだけです。

事前にコミュニケーションが取れれば、生死にかかわること以外で電話で伝えることはないはずです。

② 1on1のコミュニケーションになる

電話は複数に対して用件を伝えることができません。

関係者が複数いても、電話口にいる方にしか伝わりませんし、電話口にいる方が別の関係者に伝えるときに、間違ったニュアンスで伝わることもあります。

FAX

メリット

 FAXでコミュニケーションをとることのメリットは次の通りです。

  • 文字だけでなく、図にして伝達することができる
  • 開封される可能性が高い
  • ITリテラシーが高くない方でも使いやすい
① 言葉だけでなく、図式化して伝達することができる

伝えたいことがあるときに、文字だけだと伝わりにくいですが、内容を図にして送信すれば、相手は視覚的にとらえられ、伝わりやすさが増します

② 開封される可能性が高い

メールが埋もれてしまい、メールが来たことに気づかず、開封されないまま捨てられることがあります。

FAXは、複合機等に送信されますが、紙で受け取るので、目にとまりやすく開封率は高まります

③ ITリテラシーが高くない方でも使いやすい

電話をかける要領で、相手に送信できるので、ネットやメールに疎い方でも使いやすいです。

デメリット

 FAXでコミュニケーションをとることのデメリットは次の通りです。

  • 紙やインクが必要(エコではない)
  • 複合機や電話機のある場所でないと送信されたものを見られない(見る場所を選ぶ)
① 紙やインクが必要

FAXは紙とインクがないと、相手に送れません。

ペーパーレス・働き方改革が叫ばれている中で、紙とインクが必要なのはいただけないです。

② 複合機や電話機のある場所でないと送信されたものを見られない

紙で送信されますので、外出先や在宅勤務中の自宅で見ることができず、会社に来ないと見られません

なお、インターネットFAXはこれらのデメリットを克服できますが、同じことをメールでやれば済む話で、メールのほうが安いです。

チャットツールやメールでコミュニケーションをとることのメリット・デメリット

冒頭、当事務所がLINE WORKSのようなチャットツールやメールでコミュニケーションをとることをお願いしていることをお伝えしました。

なぜ、チャットツールやメールでコミュニケーションをとることをお願いしているのかを紹介します。

メリット

 チャットツールやメールでコミュニケーションをとることのメリットは次の通りです。

  • 相手の時間を拘束しない
  • 一度に複数名に用件を伝えられる
① 相手の時間を拘束しない

チャットツールやメールは送信さえすれば(迷惑メールフォルダに行かない限り)相手に届き、受取側も自分のペースで内容を確認すればいいので、お互いに時間を拘束しません

② 一度に複数名に用件を伝えられる

チャットツールやメールは送信先を複数名にして用件を伝えられ、電話に比べて手間がかかりません

デメリット

チャットツールやメールでコミュニケーションをとることのデメリットは次の通りです。

  • 大量に送られると見逃す可能性がある(メールの場合)
  • ニュアンスが伝わらず、相手が誤解することがある
① 大量に送られると見逃す可能性がある

メールはスパムメールが送られるなど、関係ないものも受信する可能性があり、本当に必要なメールが埋もれる可能性があります

② ニュアンスが伝わらず、相手が誤解することがある

チャットツールやメールは、主に文字情報なので、受取側が、送信側の意図と異なる解釈をする可能性があり、問題解決に時間がかかることがあります

結局、電話・FAXとチャットツール・メールのどっちがいいの?

ここまで、電話・FAXとチャットツール・メールのそれぞれについてメリット・デメリットを見ました。

「それぞれ一長一短あるからどっちでもいいんじゃない?」と思われた方もいると思います。

ですが、わたしは「電話・FAX」を使うことには否定的です

「チャットツール・メール」のデメリットは克服可能で、「電話・FAX」は受取側のことを考えていないからです。

チャットツール・メールのデメリット克服法

チャットツール・メールのデメリット克服法は次の通りです。

スクロールできます
     チャットツール・メールのデメリット          克服する方法
大量に送られると見逃す可能性がある取引先ごとにフォルダを設ける
件名に相手の会社名を記載してもらう
(例:【○○株式会社】XXの件)
ニュアンスが伝わらず、相手が誤解する・受け取る側が「Yes or No」で答えられるように、送信する側が質問を単純化する
・文字だけでなく、図式化して送信する
・それでも解決できない場合、事前にアポイントをとり、対面、電話、ビデオ会議により会話する

電話・FAXは受け取る側のことを考えていない

近年、仕事の生産性が問われる中で、電話のデメリットである「相手の時間を拘束する」のは、受取側の生産性を低下させます。

受取側は対応したいかどうかに関係なく、対応しなければならないことを理解する必要があります。

FAXも送られたものを見ないと内容がわからず、無視すべきものでも無視できません

メールは、中身まで見なくても、件名と宛先で、スパムメールかどうかもわかりますし、チャットツールであれば、アカウントを知られない限り、スパム的なものが送信されることはありません

何より維持コストが電話・FAXに比べて安いですし、クラウドストレージを使ってファイル共有もできます

まとめ

「電話・FAX」「チャットツール・メール」それぞれにメリット・デメリットがありますが、「チャットツール・メール」のデメリットは克服可能ですし、「電話・FAX」は受取側のことを考えていないので、「電話・FAX」でコミュニケーションをとることは避けて、「チャットツール・メール」でコミュニケーションをとることにしています。

どうしても、それでも解決できない問題がある場合、事前にアポイントをとって、両者が合意したタイミングで、対面、電話、ビデオ会議でコミュニケーションをとるべきです。

編集後記

最近、Zoomを使う機会が多いですが、わたしが使っているMacbook Air 2019は、どうもビデオの画質がよくないらしく、Webカメラを購入しました。
(届くのは22日木曜日です)

これで画質が良くなったかどうかは受取側にしか分からないのでしょうかね。。。

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