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freeeで請求書を作ってみよう!!

みなさん、こんにちは。freee専門公認会計士・税理士の中田裕司(なかたゆうじ)です。

請求書を手書きで作ることはほぼないと思いますが、エクセルで作成している企業もあるのではないでしょうか。

得意先の数が少なく、請求金額も決まっているのであれば、エクセルで作るのもいいですが、多くの得意先と取引していたり、請求金額がその都度変わったりすると、エクセルファイルのメンテナンスも大変ではないでしょうか。

また、エクセルで請求書を作成する場合、売上を記帳したり、入金消込したりするために手作業が必要で、手間もかかります。

最近は、クラウドで請求書作成するソフトウェアも多くありますが、普及はこれからではないでしょうか。

クラウド会計システムでるfreeeでも請求書を作成できますが、freeeには他の請求書作成ソフトとは異なる特徴があります。

今日は、freeeで請求書を作成する方法や特徴を紹介します。

目次

請求書の作成方法

freeeで請求書を作成するには、大きく分けて

  • 事前設定
  • 必要事項入力

の作業が必要です。

事前設定

freeeで請求書を作成するときは、事前に

  • レイアウト
  • 金額端数処理方法
  • 源泉徴収税計算(個人事業主の方のみ関係あります)
  • ロゴ
  • 社印
  • タイトル
  • メッセージ
  • 振込先情報
  • 備考

を設定します。

この他、自社の情報、取引先の情報も設定しておくと、請求書に反映されますので、便利です。

設定>事業所の設定をクリック
請求書設定タブを選択し、レイアウト、端数処理、ロゴ、社印を設定

ロゴや社印の配置は変えられません。

レイアウトは8種類(本ブログ執筆日現在)
請求書テンプレートをクリック
タイトル、メッセージ、連絡先情報、振込先情報、備考を設定

振込先情報:取引先によって振込先を変えたい場合は、請求書を作成する画面で変更する。

備考:自由入力ですが、よくあるのは、「お振込手数料は貴社負担にてお願いします」といった内容

必要事項入力

事前設定が終わったら、必要事項を入力していきます。

取引>請求書>請求書の作成をクリックし、次の事項を入力します。
(事前設定が正しくなされていることが前提です)

  • 請求先情報(取引先の設定が正しくされている場合は、取引先タグの選択で終了)
  • 請求書の概要
  • 売上計上日
  • 請求書日付・請求書番号
  • 振込期日(⇐後々、大事になります)
  • 請求内容

振込先はテンプレートで設定していますが、取引先によって振込先が異なる場合は、ここで修正します。

また、備考欄は事前設定していますが、取引先によって記載内容が異なる場合は、ここで修正します。

取引>請求書>請求書の作成をクリック
取引先を選択し、請求書の作成を開始をクリック

事前に取引先の設定で、取引先を入力しておく

請求書の概要を記載

請求書の概要は内部管理用であり、請求書に表示されない

売上計上日を入力

カレンダーより売上計上日を選択する

請求書日付、請求書番号を入力

請求書番号は、請求書設定の採番ルールの設定で設定可能

支払方法(振込 or 引落)を選択の上、振込(引落)期日を入力

振込(引落)期日は、freeeでの債権管理においても重要なので、絶対に入力

請求内容を入力
勘定科目・税率などを変更するにチェックを入れると、
勘定科目や税率の修正、タグの設定が可能になる
入力が完了したら、発行をクリック
これにより、売上計上も完了
発行すると、ステータスが送付済みにするに変わる
先方への送付には、Web共有、メール送付、郵送がある
有料の郵送代行サービスもある

定期請求書の作成

毎月など定期的にで請求書を作成する場合、毎回、作成するのは面倒なので、その様な取引先に対する請求書を作成する場合、定期的に請求書を発行する機能があります。
(本ブログ執筆日現在、法人プランではベーシックプラン以上で可能)

定期請求書を登録するをクリック
タイトルと取引先情報を入力
タイトルは内部管理用
開始日、請求日、売上計上日、決済期日を設定

一般的な請求書作成ソフトとは異なる特徴

freeeでの請求書作成が、一般的な請求書作成ソフトと異なる特徴は、

  • 会計システムで、記帳(売上計上、入金)と債権管理の両方ができる

ことだと思います。

一般的な請求書作成ソフトは、会計システムとは別の販売管理システムで請求書作成を行うため、会計システムに売上データを反映するためには、手入力をしたり、csvファイルで取り込んだりと人間の手作業が介在することがあります。

また、入金がされると、会計システムに入金の仕訳を計上し、販売管理システムで売掛金の消込を行うことが一般的です。

会計システムと販売管理システムの売掛金残高が異なるというのは、ありがちな話です。

しかし、freeeでは、請求書作成方法の中でも紹介しましたとおり、請求書の作成が完了し、発行手続をしたら、会計データにも売上の記帳が反映されます。

また、入金情報が取り込まれると、会計データとしての入金の仕訳を計上する(自動登録ルールの設定が必要)とともに、freeeでの債権管理を行うための機能である入金管理レポートで、売掛金の消込状況を把握できます。
(法人であれば、ベーシックプラン以上で年齢表も使えます)

freeeでは、手作業による業務負担が少なくなり、別の業務に充てることが可能ですし、会計システムの中で完結できるので、正しく運用ができれば、会計システムと販売管理システムの売掛金残高が異なるという事態にもなりません

レポート>入金管理レポート
債権の発生日、決済期日、決済状況を取引先ごとに管理できる

請求書を発行するときに、決済期日を入力しないと、入金管理レポートの決済期日が表示されず、期日管理ができない。請求書作成で振込(引落)期日を絶対に入力としたのは、このため。

まとめ

今日は、freeeでの請求書作成方法と他とは異なる特徴を紹介しました。

正しく運用できれば、効率的、効果的に請求書作成、記帳、入金消込をすることができます。

編集後記

緊急事態宣言が解除されましたので、桜を見に行きたいと思いますが、どこに見に行きましょう?
(知らんがな)

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