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ペーパーレスの時代だけど、ペーパーを使いたいときもあるのよ

みなさん、こんにちは。freee専門公認会計士・税理士の中田裕司(なかたゆうじ)です。

ここ数年、ペーパーレスが叫ばれ、2020年の新型コロナウイルスの感染拡大がペーパーレスを加速させたと思います。

みなさんの会社でも、ペーパーレス化を進めているところもあると思います。

わたしも、申し込みがFAXだけとか、支払いが郵便振替しかないとか、ペーパーがなければいいのになと思うこともあり、昨今のペーパーレスの流れは歓迎していますし、実際、わたしも、資料のやりとりはGoogleドライブ(クラウドストレージ)を使っています。

しかし、必ずしもペーパーレスがなじまなず、ペーパーを使いたいなと思うときもあります

今日は、ペーパーがあったらいいなというシチュエーションを見ていきたいと思います。
(あらかじめ断っておくと、ペーパーレス反対とか、ペーパーレスをしないとかではなく、ペーパーがあった方がやりやすいなという程度の認識です)

目次

そもそも、ペーパーレスが歓迎される理由

ペーパーレスがなじまないシチュエーションを見る前に、ペーパーレスが歓迎される理由を見ていきます。

ペーパーレスが歓迎される理由は、

  • 物理的な場所を取らず、倉庫代などの保管コストを削減できる
  • あとから情報を探す・検索するのが簡単
  • 印刷代がかからない
  • バックアップを取れば、情報を紛失する可能性は低くなる
  • どこでも作業できる

といったことがあります。

クラウドストレージを使えば、保管コストは圧縮できますし、GoogleやMicrosoftが提供する文書作成ソフト・表計算ソフト・プレゼンテーションソフトの共同編集ができます。
(クラウドストレージは月額課金がありますが、倉庫代に比べれば圧倒的に安い)

それでもペーパーが欲しいときがある

総論として、ペーパーレスはいいんですけど、各論で見ると、ペーパーの方がいいときもあります。

例えば、

  • 機密文書
  • 決算書や契約書をチェックするとき

などがあります。

機密文書

顧客情報・個人情報などを記した機密文書は、デジタルデータで保管することが楽ではあるのですが、デジタルデータが漏洩すると、拡散してしまう可能性が、ペーパーより高まるなと思います。
(ペーパーを写真でとったら、一緒なんですが)

LINEの件にも見られるように、どこで誰が機密情報を管理しているかを直接知ることができないので、その点でも不安はあります。

不安はありますが、現状はクラウドストレージに保管し、資料を共有するときも、共有する方のメールアドレスを確認したらすぐに共有せずに、間を空けてから再度確認して共有するなどしています。
(誰かが漏洩するのも怖いですが、事故が起きるときは、たいてい自分のミスだったりしますしね)

決算書や契約書をチェックするとき

決算書や契約書をチェックするとき、従来は、出力して、文章を読みながら、赤ペンでチェックするといったことをしていました。

ペーパーレスになって、iPadなどのタブレットを使ってチェックしたり、PCとデュアルディスプレイで画面を見ながらチェックしたりといったことをしていますが、(これはわたしの感覚ですが)ペーパーでチェックするのが間違いを発見しやすい気がします。

要因はわかりませんが、手を使ってチェックマークを入れることが、人間の脳にいい影響を与えているのでしょうか?

タブレットもペーパーライクフィルムを貼れば、ペーパーと同じような質感はあるのですが、やはりペーパーにはかないません。

まとめ

ペーパーレスの時代でも、ペーパーがあったらいいなというシチュエーションを見てきました。

ペーパーがいいシチュエーションとしてあげた2点は、ペーパーレスでもある程度の品質を確保できるので、ペーパーレスでやっています。

ペーパーレスに限った話ではないですが、どこまでなら受け入れられるかという基準を持っておきたいものですね。

編集後記

今日は、保土ケ谷公園〜三ツ沢公園までを散歩しました。

Googleマップで見たら、30分くらいだったので、余裕とは言いませんが、まあ大丈夫だろうと思ってましたが、ナメてました。

横浜は坂が多く、保土ケ谷公園を下った後、三ツ沢公園に行くまでにとんでもない坂があり、前腿がパンパンになりました。

バス使えばよかったなと思いました。

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