メールを送るときにひと呼吸置きませんか?

みなさん、こんにちは。freee専門公認会計士・税理士の中田裕司(なかたゆうじ)です。

ビジネス・プライベート問わず、LINEなどのチャットツールでコミュニケーションを取る機会が増えていますよね。

ただ、チャットツールは、非常に便利ですが、送信すると止めることができません(送信取消機能はありますが)

一方で、メールでコミュニケーション取ることも多いと思いますが、メールも特に意識しなければ、チャットツールと同じように、送信したものを止めることができません。
(宛先間違えたとか、ファイル添付忘れたなんてことはありませんか?)

ですが、メールの場合、送信予約機能がありますので、送信してもすぐに相手に送信しないようにすることは可能です。

今日は、メールを送るときに、すぐに送信せずに、ひと呼吸置く方法を紹介します。

目次

メールを送るときにひと呼吸を置く理由

わたしがかつて勤務していた会社で、メールを送信するときに「1分ルール」なるものがありました。

「1分ルール」とは、送信ボタンを押した後、1分後に送信されるように設定することです。

1分が適正かどうかは議論の余地はありますが、送信後、冷静になって確認をして、誤送信を防ぐことを意図していたと思います。

「1分ルール」をする前は、なんでもかんでも送信ボタンを押していたので、ファイルの添付を忘れたり、文章が不完全な状況で送信したりすることもありました。
(幸いにして、宛先を間違えたことはありませんでしたが)

少なくとも「1分ルール」により、送信後に確認をして、本当に大丈夫かどうかを意識するようになったので、わたしには、誤送信を減らす効果があったと思います。

メールの送信予約の設定方法

わたしは、現在は、Gmail(Google Workspace)を使用していますので、Gmailでの送信予約方法を紹介します。
(文章が完成し、宛先や件名を入力した状態を想定しています)

STEP
送信日時を設定する準備

「送信」ボタンの右側にある「▽」>「送信日時を設定」をクリックします。

メール本文の下にある「送信日時を設定」をクリック
STEP
送信日時の選択

送信したい日時を選択します。

デフォルトで3つ選択肢が出ますが、該当する時間帯がなく、自分の送信したい時間帯にしたい場合には、「日付と時間を選択」をクリックします。

ご自身で、日付と時間を選択する場合、日付と時刻を設定した後、「送信日時を設定」をクリックします。

送信日時を設定すると、Gmailの「予定」にメールがストックされます。

デフォルトで3つ選択肢が出る
「日付と時間を選択」で別途選択可能
日付と時間を選択し、
「送信日時を設定」をクリック
予定にストックされます
(ストック数が表示)
STEP
送信予約をキャンセル

送信をやめたり、時間を変更したりしたい場合には、予定にストックされたメールの右側にある「送信をキャンセル」をクリックします。
(下書き状態に戻ります)

送信をキャンセル

送信予約後、改めてメールを確認することは可能なので、メールの文面を間違っていたり、ファイルの添付が漏れていたりした場合に、↑のキャンセル機能が使えますので、落ち着いてメールすることができる効果があります。

まとめ

Gmailでメールを送信するときにひと呼吸置く方法・効果を紹介しました。

チャットツールがある状況で、メールを使うということは、緊急性のないものと思われますので、メールを送信するときにひと呼吸置いても、支障ないでしょう。

編集後記

ブログをサボっている間に、リバプールが6位まで落ちました。

プレミア優勝はおろか、来季のチャンピオンズリーグ出場権の与えられる4位以内も難しい状況です。

ただし、今年のチャンピオンズリーグに優勝すれば、プレミアリーグの順位に関係なく、来季のチャンピオンズリーグ出場権を得ることが出来ますので、チャンピオンズリーグに期待します。
(簡単ではないですが)


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